Kennt Ihr das? Ihr habt Eure Arbeit gemacht und den Auftrag so gut wie möglich ausgeführt. Alles hat super geklappt – und dann zahlt der Kunde die Rechnung nicht. Das ist kein Einzelfall. Laut Statistiken der Inkassounternehmen bezahlen 15 Prozent aller Kunden ihre Rechnung nicht fristgerecht oder gar nicht. Diese schlechte Zahlungsmoral kann vor allem kleinere Unternehmen in eine prekäre Lage bringen. Schließlich laufen die Kosten für die Mitarbeiter oder das Arbeitsmaterial weiter und müssen bezahlt werden. Im schlimmsten Fall kann wegen der schlechten Zahlungsmoral sogar die Existenz Eures Betriebes gefährdet sein.
Was könnt Ihr also tun, wenn eure Kunden
die Rechnungen nicht bezahlen?
1. Das Gespräch
Ein persönliches Gespräch kann viele Missverständnisse aus dem Weg räumen. Das gilt auch im Hinblick auf unbezahlte Rechnungen. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung einfach vergessen? Das könnt Ihr im Gespräch schnell abklären. Aber: Fallt nicht mit der Tür ins Haus. Lasst das Thema stattdessen eher beiläufig im Nebensatz fallen. So lenkt Ihr das Gespräch in die richtige Richtung – und der Kunde wird sich zur Rechnung äußern.
2. Die Zahlungserinnerung
Bringt das Gespräch nichts, müsst Ihr zu anderen Mitteln greifen – zunächst zur Zahlungserinnerung. Diese muss schriftlich erfolgen und auch betont freundlich sein, nach dem Motto: „Sie sind bestimmt aus diversen Gründen noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung zu überweisen“. Zwar steht auf dem Brief Zahlungserinnerung, rechtlich ist dieses Schreiben aber schon wie eine Mahnung zu bewerten.
3. Die Mahnung
Mit der Zahlungserinnerung ist der Kunde juristisch gesehen in Verzug. Das Mahnverfahren läuft in drei Stufen ab, die Zahlungserinnerung ist die erste. Aber selbst wenn Ihr keine Zahlungserinnerung geschickt habt, beginnt nach 30 Tagen automatisch der Verzug. In Verzug gerät Euer Kunde auch, wenn er bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt, den ihr zum Beispiel im Vertrag festgelegt habt, nicht zahlt. Von Mahnung zu Mahnung sollte Euer Ton unmissverständlicher werden. In der letzten Mahnung sind die Höflichkeitsfloskeln nicht mehr einzuhalten.
4. Das Anwaltsschreiben
Reagiert der Kunde auch im Mahnverfahren nicht, führt meist kein Weg mehr am Anwalt vorbei. Euer Anwalt schickt dem Kunden dann das nächste Schreiben – und das wirkt erfahrungsgemäß meist Wunder. Sollte der Kunde immer noch nicht zahlen, kann der Anwalt Klage einreichen.
Die Kosten des Anwalts bemessen sich nach dem Streitwert des Verfahrens. Welche Kosten auf Euch zukommen, könnt Ihr grob bei einem Anwaltskostenrechner im Internet errechnen. Um diese Kosten aber vorher schon zu decken, solltet Ihr Euch eine Rechtschutzversicherung zulegen. Für die entstandenen Kosten muss aber im Nachhinein der Schuldner, also der säumige Kunde aufkommen, wenn es zum Verfahren kommt.
5. Die Klage
Als letzten Schritt könnt Ihr ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Den Kunden dürften Ihr dann zwar ein für alle Mal verloren haben – andererseits: Wer braucht schon Kunden, die nicht zahlen? Erreicht die Klageschrift den Kunden, kommt es häufig zu wundersamen Zahlungseingängen. Nimmt das Verfahren seinen Lauf und Ihr gewinnt, könnt Ihr noch 30 Jahre lang die ausstehende Zahlung vollstrecken. Alle Schritte, die Ihr im Klageverfahren macht, solltet ihr mit Eurem Anwalt abstimmen.
