Hand aufs Herz: Eine Betriebsprüfung wünscht sich wirklich niemand. Selbst wer seine Bücher tadellos führt, hat ein mulmiges Gefühl, wenn das Finanzamt sich zur Prüfung anmeldet und sämtliche Unterlagen durchforstet.
Zunächst einmal bedeutet eine Betriebsprüfung nicht, dass beim Finanzamt ein Verdacht gegen Euren Betrieb vorliegt. Andererseits erhöhen sich die Chancen für eine Prüfung natürlich, wenn die Beamten ungewöhnliche Zahlungen oder Unregelmäßigkeiten feststellen.
Dennoch: Mit einem ruhigen Gewissen besteht im Falle einer Betriebsprüfung kein Grund zur Aufregung. Wenn Ihr zusätzlich die folgenden Tipps beachtet, seid Ihr so gut wie möglich auf die Prüfung vorbereitet und könnt dem Besuch des Prüfers gelassen entgegensehen.
Klärt im Vorfeld alle wichtigen Fragen mit dem Prüfer
In der Regel meldet der Prüfer seinen Besuch zunächst telefonisch an – entweder bei Euch im Betrieb oder bei Eurem Steuerberater. Neben dem voraussichtlichen Termin kündigt er dabei auch an, dass Ihr in Kürze die schriftliche Prüfungsanordnung bekommt. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um folgende Fragen zu klären:
Wie ist der Prüfer zu erreichen?
Lasst Euch die Kontaktdaten des Prüfers geben. Wie heißt er? Von welchem Finanzamt kommt er? Wie sind seine Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse? So seid Ihr für mögliche Rückfragen gerüstet.
Wann soll die Prüfung stattfinden?
Theoretisch kann das Finanzamt zu jeder Zeit einen Termin für die Betriebsprüfung festlegen. Das heißt aber nicht, dass der Prüfer dann von heute auf morgen vor der Tür steht. Bei kleinen und mittleren Betrieben muss das Finanzamt die Prüfung mit einer Vorlaufzeit von zwei Wochen anmelden. Bei Großbetrieben sind’s vier Wochen.
Wie sollen die Daten zur Verfügung gestellt werden?
Klärt ab, ob der Prüfer einen direkten Zugriff auf die Datenbank in Eurem Firmennetzwerk wünscht oder mit einer Daten-CD vorlieb nimmt.
Wo findet die Prüfung statt?
Die Grundregel lautet: Die Prüfung erfolgt immer in Eurem Betrieb. Es kann aber auch Ausnahmen geben, wenn es im Unternehmen keinen Platz für den Prüfer gibt. Dann weicht dieser gewöhnlich zu Eurem Steuerberater aus oder führt die Prüfung im Finanzamt durch. Wenn es irgendwie möglich ist, solltet Ihr dem Prüfer allerdings einen Platz in Eurem Betrieb stellen. Das schafft Vertrauen und zeigt, dass Ihr nichts zu verbergen habt.
Wann soll die schriftliche Prüfungsanordnung bei Euch eingehen?
Die Frage des Eingangs der schriftlichen Prüfungsanordnung ist wichtig für eine eventuell notwendige Selbstanzeige. Die könnt Ihr einreichen, wenn Ihr steuerlich ein schlechtes Gewissen habt. Die Selbstanzeige wirkt straf befreiend, muss aber noch vor dem Eingang der schriftlichen Prüfungsanordnung eingehen. Klärt unbedingt mit Eurem Steuerberater ab, ob eine straf befreiende Selbstanzeige empfehlenswert ist.
Macht Euch mit Eurem Steuerberater an die Vorbereitungen
Ihr habt jetzt alle relevanten Fragen geklärt und könnt Euch an die Vorbereitungen machen. Zieht dazu unbedingt Euren Steuerberater hinzu – für den ist eine Betriebsprüfung keine Ausnahmesituation, sondern Arbeitsalltag. Er kann Euch also wichtige Tipps geben. Wichtig ist nur, dass Ihr im Vorfeld klärt, wie der Steuerberater seine Leistungen in Rechnung stellt.
Stellt zunächst alle relevanten Belege bereit. Zusammengestellt und auf dem aktuellen Stand müssen Eure Bücher ja sowieso sein, weil Ihr dazu als Unternehmer verpflichtet seid.
Legt nach Möglichkeit alle Unterlagen vor, die für den Prüfungszeitraum relevant sind. Wer Unterlagen zurückhält, macht misstrauisch. Wer hingegen bereits zu Anfang alles offenlegt, vermittelt einen ehrlichen Eindruck. Es ist wichtig, dass der Betriebsprüfer euch gewogen ist. Denn: Betriebsprüfer haben einen Ermessensspielraum bei der Einschätzung von Sachverhalten.
Klärt zudem im Vorfeld ab, wer bei der Prüfung der Ansprechpartner für den Prüfer ist. Soll Euer Steuerberater der einzige Ansprechpartner sein? Oder soll er nur bei Problemen hinzugezogen werden und die normale Kommunikation mit dem Prüfer läuft über eine Auskunftsperson, die Ihr selber seid oder vorher bestimmt habt. Beide Modelle haben Vorteile. Die Entscheidung müsst Ihr von Fall zu Fall treffen. Wichtig ist, dass andere Mitarbeiter keine Auskunft geben und auch auf Smalltalk mit dem Prüfer verzichten. Nicht selten entpuppt sich ein vermeintlicher Small-Talk nämlich als Prüfungshandlung.
Verhaltet Euch kooperativ bei der Prüfung
Wenn der Prüfer im Haus ist, solltet Ihr ihn zuvorkommend und kooperativ behandeln. Das heißt: Bemüht Euch, alle Fragen des Prüfers zu beantworten. Bleiben Fragen offen, klärt diese gemeinsam mit Prüfer und Steuerberater.
Hat der Prüfer einen Fehler gefunden, leugnet ihn nicht, sondern bedauert den Fehler. Das hat auch den Vorteil, dass Sie nicht so wirken, als wollten Sie herumtricksen.
Fordert der Prüfer fehlende Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder steuerlich relevante Geschäftsbriefe an, solltet ihr dieser Aufforderung nachkommen. Ansonsten droht ein Verzögerungsgeld, das – je nach Betriebsgröße – zwischen 2.500 Euro und 250.000 Euro betragen kann. Einmal festgesetzt, kann ein solches Verzögerungsgeld nicht mehr zurückgenommen werden.
Wenn Ihr die geforderten Unterlagen nicht sofort findet, oder der Bearbeiter krank ist, der weiß, wo sie sind, könnt Ihr schriftlich eine Fristverlängerung zur Vorlage der Unterlagen beantragen; dabei müsst Ihr die Verzögerung begründen. Zudem müsst Ihr nicht sofort alle Unterlagen vorlegen, sondern könnt es Stück für Stück tun. So beweist Ihr guten Willen und macht es dem Prüfer schwer, ein Verzögerungsgeld festzusetzen.
Das Prüfungsende: Versucht Nachzahlungen zu vermeiden
Ist die Betriebsprüfung beendet, bittet ihn darum, seine Feststellungen schriftlich mitzuteilen. Nur so könnt Ihr gezielt Argumente zurechtlegen, um zumindest einen Teil der Steuernachzahlungen zu vermeiden. Bittet den Prüfer zudem um ausreichend Zeit, um sich mit den schriftlichen Feststellungen auseinandersetzen zu können.
Sammelt nun gemeinsam mit Eurem Steuerberater Argumente und Gegenargumente. Stellt Euch dabei folgende Fragen:
- Könnt Ihr dem Betriebsprüfer noch entlastende Nachweise vorgelegen?
- Ist die Prüfung des Prüfers schlichtweg falsch?
- Ist es sinnvoll, bei Schätzungen des Prüfers einen Kompromiss auszuhandeln?
- Sollte eine Feststellung mit geringfügiger steuerlicher Auswirkung besser anerkannt werden, bevor der Prüfer weitere Nachforschungen vornimmt und dabei vielleicht weitere Steuernachzahlungen festsetzt.
Versucht mit dem Finanzamt einen Kompromiss auszuhandeln. Dieser kann entweder direkt mit dem Prüfer getroffen werden oder – wenn dieser auf stur schaltet – bei der offiziellen Schlussbesprechung mit dem Vorgesetzten des Prüfers. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, mit einem Einspruch zu drohen. Grundsätzlich gilt aber auch an diesem Punkt: Stimmt Euch eng mit Eurem Steuerberater ab, der viel Erfahrung hat.
